Virtuelle Teams: Best Practices für Führungskräfte

Die Umstellung auf mobiles Arbeiten und virtuelle Zusammenarbeit hat die Arbeitsweise vieler Unternehmen grundlegend verändert. Virtuelle Teams effektiv steuern zu können ist daher mittlerweile unverzichtbar. Die Führung solcher Teams auf Distanz bringt zwar einige Herausforderungen mit sich – doch mit den richtigen Managementstrategien und dem passenden Führungsstil können virtuelle Teams genauso produktiv und geschlossen arbeiten wie Teams vor Ort. Worauf Führungskräfte achten müssen, erfahren Sie in diesem Artikel.

Ein virtuelles Team ist eine Gruppe von Mitarbeitenden, die gemeinsam an Projekten arbeiten, allerdings von verschiedenen Standorten aus, entweder in verschiedenen Niederlassungen eines Unternehmens oder im Homeoffice. Die Zusammenarbeit findet in erster Linie mithilfe digitaler Tools und Remote-Technologien statt, über die interne Kommunikation, Informationsaustausch und  Projektverwaltung stattfinden.

Es gibt verschiedene Arten virtueller Teams:

• Vollständig remote arbeitende Teams: Alle Mitglieder des Teams arbeiten immer remote und haben kein gemeinsames Büro vor Ort. Diese Teams verlassen sich ausschließlich auf digitale Tools für Kommunikation und Zusammenarbeit.
• Hybride Teams: Einige Mitglieder des Teams arbeiten an einem Unternehmensstandort, andere remote. Hybride Teams kombinieren digitale Tools mit Möglichkeiten zur Zusammenarbeit vor Ort, etwa in Form regelmäßiger, persönlicher Meetings.
• Globale virtuelle Teams: Diese Teams bestehen aus Mitgliedern aus verschiedenen Ländern, die oft in unterschiedlichen Zeitzonen arbeiten. Sie können Teil multinationaler Unternehmen oder weltweit verteilter Start-ups sein.
• Virtuelle Projektteams: Diese Teams werden für ein bestimmtes Projekt zusammengestellt und nach Abschluss des Projekts wieder aufgelöst. Sie bestehen oft aus Expert:innen aus verschiedenen Abteilungen oder Standorten, deren Fachwissen für ein bestimmtes Projekt benötigt wird.

Virtuelle Teams bieten Unternehmen viele Vorteile: Sie bleiben besonders flexibel, weil der Standort der Fachkräfte zweitrangig ist – dementsprechend steht für das Recruiting ein größerer Talentpool zur Verfügung. Die Zusammenarbeit in solchen Teams bringt allerdings auch verschiedene Herausforderungen mit sich:

• Kommunikationsbarrieren: Das Risiko von Missverständnissen oder mangelnder Kommunikation ist in virtuellen Teams höher als in einem herkömmlichen Arbeitsumfeld. Ohne jegliche persönliche Interaktion können wichtige Nuancen und nonverbale Informationen verloren gehen, was zu Missverständnissen führen kann. Zeitunterschiede in globalen Teams können die Kommunikation zusätzlich erschweren.
• Mangelnde persönliche Bindung: Die Mitglieder virtueller Teams fühlen sich mitunter voneinander isoliert. Gemeinsam an einem Ort zu arbeiten, bietet in der Regel mehr Gelegenheiten für den zwischenmenschlichen Austausch, was den Zusammenhalt im Team stärken kann. Ohne diese gemeinsame Grundlage kann es schwieriger sein, gute Beziehungen aufzubauen, was sich auf die Arbeitsmoral und Produktivität auswirken kann.
• Überblick für Führungskräfte: In einem virtuellen Team kann es für Führungskräfte schwieriger sein, den Arbeitsfortschritt zu überwachen und sicherzustellen, dass Aufgaben wie besprochen erledigt werden. Manche Mitarbeitende haben möglicherweise Schwierigkeiten, ohne direkte Aufsicht motiviert und konzentriert zu bleiben.
• Kulturelle Unterschiede: In globalen virtuellen Teams können kulturelle Unterschiede zu Reibungen in der Kommunikation, der Arbeitsweise oder bei den Erwartungen führen. Führungskräfte sollten dies berücksichtigen und ihre Teams entsprechend sensibilisieren, um ein harmonisches Arbeitsumfeld zu schaffen.
• Technische Probleme: Internetausfälle, Plattformstörungen oder andere technische Probleme können Arbeitsabläufe stören und frustrierend sein – nicht nur für die Mitarbeitenden, die remote arbeiten. Sollten solche Arbeitsausfälle häufig vorkommen, können sie zudem die Produktivität hemmen.

Herausforderungen dieser Art sind in der Regel einfacher zu bewältigen, wenn Führungskräfte und ihre Teams auf sie vorbereitet sind. Careerminds setzt virtuelles Coaching daher in verschiedenen Programmen zur Karriere- und Führungskräfteentwicklung ein, um Fach- und Führungskräfte auf ein virtuelles Arbeitsumfeld vorzubereiten. Wenn Sie mehr über das Careerminds Angebot erfahren möchten, klicken Sie unten.

Führungskräfte stehen generell vor der Herausforderung, einen Führungsstil zu finden, der zur eigenen Persönlichkeit passt und gleichzeitig bei den Teammitgliedern ankommt. Sind sie für virtuelle Teams verantwortlich, kann das die Situation verkomplizieren, da die zwischenmenschliche Komponente erheblich reduziert wird.

In seinem Artikel „Managing Virtual Teams“ aus dem Jahr 2020, als ein großer Teil der Fachkräfte weltweit im Homeoffice arbeitete, beschreibt Yendor Felgate, Gründer und Geschäftsführer der Being Human Group, seinen Ansatz. Sein Führungsstil, Adaptive Leadership, stellt die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden in den Fokus und passt sich ihnen an..

Laut Felgate sollten Führungskräfte flexibel in Bezug auf ihre Managementstrategien sein und je nach Situation zwischen verschiedenen Führungsmodellen wechseln. Wichtig ist, dass die Bedürfnisse des Teams immer im Vordergrund stehen. Indem sie die individuellen Herausforderungen aller Mitarbeitenden verstehen und darauf reagieren, schaffen Führungskräfte laut Felgate ein harmonischeres und effektiveres virtuelles Arbeitsumfeld.

Adaptive Leadership ist darauf ausgerichtet, Mitarbeitende durch komplexe, oft neuartige Herausforderungen zu führen, indem es Kreativität, kollektives Lernen und die gemeinsame Suche nach Lösungen anregt. Für virtuelle Teams birgt das einige entscheidende Vorteile:

Anpassungsfähige Führungskräfte sind flexibel und in der Lage, ihren Führungsstil an den individuellen Bedürfnissen und Herausforderungen ihres Teams auszurichten. In einem virtuellen Team können sich Situationen schnell ändern – sei es durch die Einführung neuer Tools oder Technologien, veränderte Teamdynamiken oder unerwartete Probleme wie Zeitkonflikte. Anpassungsfähigen Führungskräften gelingt es, sich schnell einen Überblick über eine Situation zu verschaffen und Anpassungen vorzunehmen, sodass das Team trotz Hindernissen weiter vorankommt.

In virtuellen Teams arbeiten in der Regel Mitarbeitende mit unterschiedlichen Arbeitsweisen und -präferenzen sowie Kommunikationsstilen zusammen, und das teilweise in unterschiedlichen Zeitzonen. Es ist deshalb wichtig, dass Führungskräfte ihren Führungsstil auf jede:n Mitarbeitende:n individuell zuschneiden. Einige Teammitglieder benötigen eventuell mehr Anleitung und regelmäßige Rücksprache, während andere mehr Autonomie bevorzugen. Adaptive Leadership stellt sicher, dass alle die benötigte Unterstützung erhalten.

Einer der Grundsätze von Adaptive Leadership ist es, Erfolg auch in komplexen Situationen zu sichern. Virtuelle Teams sind oft mit Unvorhersehbarem konfrontiert, von technischen Problemen bis hin zu Missverständnissen in der Kommunikation. Adaptive Führungskräfte sind versiert darin, diese Herausforderungen zu erkennen und ihren Teams dabei zu helfen, innovative Lösungen zu finden. Diese Fähigkeit zur Problemlösung trägt dazu bei, dass Rückschläge den Fortschritt des Teams nicht behindern.

Adaptive Führungskräfte konzentrieren sich auf den Bereich Lernen und die Entwicklung, sowohl für sich selbst als auch für ihre Teams. Sie erkennen, dass sich virtuelle Umgebungen ständig weiterentwickeln, und ermutigen ihre Teams, neuen Tools, Fähigkeiten und Arbeitsweisen offen gegenüberzustehen. Dieser Ansatz fördert die Belastbarkeit und Agilität innerhalb des Teams.

In virtuellen Teams ist Vertrauen von entscheidender Bedeutung, da Führungskräfte und ihre Teammitglieder sich nicht so regelmäßig und/oder beiläufig persönlich austauschen können wie im Büro. Anpassungsfähige Führungskräfte bauen Vertrauen auf, indem sie ihre Teammitglieder befähigen, Verantwortung für ihre Arbeit zu übernehmen, eigene Entscheidungen zu treffen und autonomer zu arbeiten.

Aufgrund der Entfernung, der unterschiedlichen Zeitzonen und der eingeschränkten oder nicht vorhandenen  persönlichen Interaktion kann es in virtuellen Teams zu Kommunikationsproblemen kommen. Anpassungsfähige Führungskräfte fördern eine offene, transparente Kommunikation, indem sie Feedback ermutigen, aktiv zuhören und eventuelle Kommunikationsprobleme umgehend angehen. Dieser Ansatz hilft virtuellen Teams, in Verbindung zu bleiben und aufeinander abgestimmt zu arbeiten.

Mitglieder virtueller Teams sind oft über verschiedene Regionen verteilt und bringen verschiedene kulturelle Hintergründe mit. Anpassungsfähige Führungskräfte wissen, diese Vielfalt zu erkennen und zu begrüßen, und passen ihren Führungsstil an unterschiedliche kulturelle Erwartungen und Kommunikationspräferenzen an. Diese kulturelle Sensibilität stärkt den Zusammenhalt und die Zusammenarbeit im Team.

Adaptive Leadership bringt unmittelbare Bedürfnisse mit langfristigen Zielen in Einklang. In virtuellen Teams müssen Führungskräfte in der Lage sein, auf tägliche Herausforderungen zu reagieren und gleichzeitig das Team auf seine übergeordneten Aufgaben und Ziele zu fokussieren. Dieser Ansatz ermöglicht es ihnen, bei Bedarf umzusteuern, stellt aber auch sicher, dass das Team auf Kurs bleibt, um die strategischen Ziele zu erreichen.

Remotes Arbeiten verwischt oft die Grenzen zwischen Privat- und Berufsleben, was zu Burnout führen kann, wenn keine klaren Regeln eingehalten werden. Adaptive Führungskräfte wissen, wie wichtig es ist, die Work-Life-Balance in virtuellen Teams zu unterstützen, indem sie flexible Arbeitszeiten ermöglichen und ihre Teammitglieder dazu ermutigen, regelmäßig abzuschalten.

Virtuelle Teams zu managen, ist nicht immer einfach. Mit den folgenden Tipps sind Führungskräfte aber in der Regel gut beraten:

In einer virtuellen Umgebung müssen Teams in der Regel in besonders engem Kontakt stehen, um zu gewährleisten, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen. Da kann es sich lohnen, wichtige Punkte nochmals zusammenzufassen und sicherzugehen, dass die Information bei allen angekommen ist. Führungskräfte sollten zudem vorab transparent ihre Erwartungen über die Verfügbarkeit ihrer Teammitglieder kommunizieren.

Doch nicht nur inhaltlich ist die Art der Kommunikation wichtig. Auch die passenden Tools für die Zusammenarbeit spielen eine Rolle: Messenger wie Slack, Zoom oder Microsoft Teams bieten sich für Nachrichten an, auf die Teammitglieder eine schnelle Antwort brauchen, E-Mails sind hingegen für weniger dringende Angelegenheiten reserviert.

Um mit virtuellen Teams Projektziele im Blick zu behalten und zu erreichen, sind regelmäßige Abstimmungstermine wichtig. Führungskräfte sollten möglichst jede Woche oder alle zwei Wochen Teambesprechungen einplanen, um über den aktuellen Stand zu informieren und eventuelle Herausforderungen rechtzeitig anzugehen.

Einzelgespräche mit den Teammitgliedern tragen dazu bei, sie besser zu verstehen und gezielt unterstützen zu können. Videokonferenzen bieten eine gute Möglichkeit, eine persönlichere Verbindung herzustellen, da der Austausch so direkter stattfindet als über Nachrichten oder Telefonate.

Vertrauen ist eine weitere wichtige Grundlage für die Leitung virtueller Teams. Anstatt Mikromanagement zu betreiben, sollten Führungskräfte ihren Mitarbeitenden den Freiraum gewähren, ihre Arbeit selbst zu organisieren. Der Fokus sollte dabei auf den Ergebnissen und nicht allein auf der Arbeitszeit liegen. Dieses Vertrauen kann zu einem positiven Arbeitsklima beitragen.

Um die Bindung innerhalb des Teams zu stärken, können Führungskräfte regelmäßige virtuelle Teambuilding-Aktivitäten wie Quizspiele, Kaffeerunden oder Happy Hours organisieren. Auch informelle Kommunikation, die im Büro beispielsweise in der Teeküche oder während der Pausen organisch stattfindet, kann dazu beitragen. Hier bieten sich etwa bestimmte Kanäle auf Slack oder Microsoft Teams an, in denen es um Hobbys geht. Führungskräfte globaler Teams sollten zudem auf eventuelle kulturelle Unterschiede achten und ein integratives Umfeld fördern.

Klare Ziele sind entscheidend, damit virtuelle Teams auf Kurs bleiben. Führungskräfte können sich hier am SMART-Framework orientieren (specific, measureable, available, relevant, time-bound bzw. spezifisch, messbar, erreichbar, relevant, terminiert), um diese Ziele zu definieren, damit alle Teammitglieder genau wissen, was von ihnen erwartet wird. Projektmanagement-Tools wie Asana, Trello oder Monday.com können dabei helfen, alle auf dem aktuellen Stand zu halten und sicherzustellen, dass Aufgaben termingerecht erledigt werden.

Flexibilität ist wichtig für das Management virtueller Teams, insbesondere wenn die Mitarbeitenden in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Führungskräfte sollten diese Zeitunterschiede bei der Planung von Besprechungen berücksichtigen und Besprechungszeiten ggf. rotieren, um allen Mitarbeitenden gerecht zu werden. 

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es den Mitarbeitenden zudem, genau zu den Tageszeiten zu arbeiten, an denen sie am produktivsten sind. Auch hier sollte gelten: Ergebnisse sind wichtiger als strikte Zeitfenster – sofern der direkte Kontakt mit Kunden dies zulässt.

Für virtuelle Teams sind der Fokus auf mentale Gesundheit und klare Grenzen zwischen Arbeit und Privatleben ganz besonders wichtig, um Burnout zu vermeiden. Der Zugang zu Angeboten für psychische Gesundheit, wie Wellness-Programme oder Meditations-Apps, kann den Mitarbeitenden helfen, mit eventuellem Stress gut umzugehen.

Führungskräfte sollten ihre Mitarbeitenden zudem ermutigen, sich am Ende der Arbeitszeit auszuloggen und regelmäßig Pausen einzulegen, um durch Bildschirmarbeit verursachte Ermüdungserscheinungen zu vermeiden und die Produktivität langfristig aufrechtzuerhalten. Dabei sollten sie mit gutem Beispiel vorangehen.

Technische Probleme sind eine häufige Herausforderung in virtuellen Teams, daher ist es wichtig, proaktiv zu handeln. Führungskräfte sollten daher sicherstellen, dass ihr Team über einen zuverlässigen Internetzugang und geeignete Software verfügt und Notfallpläne für mögliche Störungen bereithalten. Dazu gehören z. B. alternative Kommunikationskanäle wie Telefon oder Chat, falls das Tool für Videokonferenzen kurzfristig ausfällt.

Eine effektive Leitung virtueller Teams erfordert eine Kombination aus guter Kommunikation, Vertrauen und Anpassungsfähigkeit. Virtuelle Teams bieten Flexibilität und Zugang zu einem vielfältigen Talentpool, bringen jedoch auch spezifische Herausforderungen mit sich. Dazu gehören Kommunikationsbarrieren,  etwaige kulturelle Unterschiede oder  die Schwierigkeit für Führungskräfte, den Fortschritt bestimmter Aufgaben zu verfolgen. 

Adaptive Leadership bietet Führungskräften virtueller Teams die Möglichkeit, diesen Herausforderungen zu begegnen. Der Schlüssel liegt darin, flexibel zu bleiben, die Bedürfnisse der einzelnen Mitarbeitenden zu verstehen und ein starkes Gefühl der Zusammengehörigkeit und des Vertrauens zu fördern. So können virtuelle Teams mindestens genauso gut zusammenarbeiten wie herkömmliche Teams vor Ort.

Die wichtigsten Best Practices für Führungskräfte virtueller Teams sind die folgenden:

• Klare Kommunikation und die richtige Software sind für den Erfolg virtueller Teams unerlässlich.
• Regelmäßige Abstimmungsrunden im Team sowie Einzelgespräche helfen dabei, eventuelle Herausforderungen frühzeitig zu erkennen und zu bewältigen.
• Klare Ziele geben virtuellen Teams Orientierung und Struktur.
• Flexible Arbeitszeiten – unter Berücksichtigung verschiedener Zeitzonen in globalen Teams – tragen ebenfalls zum Erfolg bei.
• Die Förderung des Wohlbefindens im Team und die Unterstützung der Work-Life-Balance beugen Burnout vor.
• Das proaktive Management technischer Probleme gewährleistet einen reibungslosen virtuellen Betrieb.
• Adaptive Leadership bietet einen flexiblen Ansatz, um den komplexen Herausforderungen bei der Leitung virtueller Teams wirksam zu begegnen.

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