Von Bedarfsanalyse bis Vermittlung: Der Outplacement-Prozess

Wenn Personalverantwortliche auf der Suche nach dem perfekten Outplacement-Anbieter sind, möchten sie das vorgesehene Budget möglichst kosteneffektiv einsetzen. Eine wichtige Frage dabei: Was ist im Preis enthalten? Um sicherzugehen, dass ein Anbieter optimal zu Ihrem Unternehmen passt, sollten Sie daher beim Outplacement-Prozess und den Teilschritten, die er enthält, ganz genau hinsehen.

Ein Karrierewechsel, sei es aufgrund einer Umstrukturierung im Unternehmen oder einer persönlichen Entscheidung, kann für Arbeitnehmende zur besonderen Herausforderung werden. Gerade in solchen Situationen ist die Unterstützung, die Outplacement bietet, von unschätzbarem Wert.

Doch nicht alle Anbieter bieten denselben Outplacement-Prozess. Das erschwert es den Personalverantwortlichen im Unternehmen, sich für einen Anbieter zu entscheiden, der am besten zu den eigenen Anforderungen passt. Dieser Artikel geht deshalb auf die einzelnen Schritte eines typischen Outplacement-Prozesses sowie die Aspekte ein, auf die es in einer beruflichen Übergangszeit und während der Jobsuche ankommt. Er illustriert außerdem, worauf Personalverantwortliche achten sollten, wenn sie sich für einen bestimmten Outplacement-Prozess bzw. Anbieter entscheiden.

Doch wie genau sieht ein typischer Outplacement-Prozess aus? Ausscheidende Mitarbeitende durchlaufen mit ihren Outplacement-Coaches in der Regel folgende Schritte:

Der erste Schritt im Outplacement-Prozess besteht darin, mehr über die Ziele, Fähigkeiten und die gewünschte Beschäftigungsart der Teilnehmenden zu erfahren. So können die Outplacement-Coaches die Bereiche identifizieren, die besondere Aufmerksamkeit erfordern.

Dieses erste Treffen – das oft als Bedarfsanalyse bezeichnet wird – ermöglicht es erfahrenen Karrierecoaches, den effektivsten Ansatz für den oder die konkreten Teilnehmende:n zu ermitteln. Ziel ist es, Stellen zu finden, die den finanziellen Anforderungen der Teilnehmenden entsprechen, damit sie ihren Lebensstil aufrechterhalten können, und in denen sie ihre berufliche Erfüllung finden.

Weil alle Teilnehmenden einen anderen Hintergrund und andere Ziele und Fähigkeiten mitbringen, ist diese Bedarfsanalyse ein wichtiger erster Schritt und stellt die Weichen für den gesamten Outplacement-Prozess. Fragen darüber, ob die Teilnehmenden in ihrer derzeitigen Branche bleiben, neue Möglichkeiten ausloten oder eine Führungsposition anstreben möchten oder einen Umzug in Erwägung ziehen würden, sind nur einige Aspekte, die die Karrierecoaches in dieser Phase klären. Deshalb ist eine enge und ehrliche Zusammenarbeit mit ihnen entscheidend für jeden weiteren Schritt im Outplacement-Prozess.

Nach der Bedarfsanalyse beginnen Outplacement-Coaches in der Regel damit, die Lebensläufe zusammen mit den Teilnehmenden zu aktualisieren und in Hinblick auf die gewünschte Stelle zu optimieren. Einen Lebenslauf auf den aktuellen Stand zu bringen, klingt zunächst nach einer vergleichsweise einfachen Aufgabe – doch wie die verschiedenen Outplacement-Anbieter dies angehen, ist unterschiedlich. Manche setzen darauf, die Teilnehmenden selbst ihre Lebensläufe anpassen zu lassen. Das mag zwar zum Ziel führen, kostet aber Zeit.

Alternativ können diesen Schritt auch erfahrene Expert:innen übernehmen, so wie es beim Outplacement-Prozess von Careerminds der Fall ist: Sie setzen für die Teilnehmenden entweder neue Lebensläufe auf oder überarbeiten bestehende. Dabei stellen sie sicher, dass sie den aktuellen Richtlinien und der konkreten Stellenbeschreibung entsprechen, auf die sich der/die Teilnehmende bewerben möchte.

Dabei kommt die spezielle Perfect Match Software von Careerminds zum Einsatz. Sie identifiziert wichtige Schlüsselbegriffe und baut sie in den Lebenslauf ein. Diese strategische Optimierung zielt darauf ab, den Lebenslauf in den Applicant-Tracking-Systemen (ATS) sichtbarer zu machen, die viele Unternehmen zum Filtern von Bewerbungen nutzen. Das Ergebnis: professionelle Lebensläufe, die die Chance auf eine Einladung zum Vorstellungsgespräch erhöhen.

Ähnlich gehen die Karrierecoaches bei der Optimierung von Profilen auf professionellen Netzwerken wie LinkedIn vor – der nächste Schritt im Outplacement-Prozess. Recruiter:innen durchforsten beispielsweise LinkedIn regelmäßig auf der Suche nach geeigneten Kandidat:innen für offene Stellen. Ähnlich wie bei einem ATS ist es deswegen entscheidend, dass Jobsuchende in ihrem Profil die richtigen Schlüsselwörter verwenden.

Die Teilnehmenden des Outplacement-Programms sollten ihre LinkedIn-Profile daher mit Schlüsselwörtern optimieren, die für die von ihnen gesuchten Positionen und ihren Standort relevant sind. Das gilt für alle Abschnitte – Berufserfahrung, Ausbildung, Bescheinigungen und Zertifikate – aber besonders für die Zusammenfassung. Sie steht unter „Info“ ganz oben im Profil und fasst alle wichtigen Fähigkeiten auf einen Blick zusammen. Damit bietet sie eine hervorragende Gelegenheit, die eigenen Fähigkeiten in den Vordergrund zu stellen und relevante Schlüsselwörter für die angestrebte Position zu ergänzen. Suchen Recruiter:innen nach diesen Begriffen, wird ihnen nun mit höherer Wahrscheinlichkeit dieses Profil angezeigt.

Ein so optimiertes LinkedIn-Profil ist besonders wichtig, wenn sich Teilnehmende für Führungspositionen interessieren. Diese Stellen werden in der Regel durch eine gezielte Talentsuche des Unternehmens und durch Networking besetzt als durch herkömmliche Stellenausschreibungen.

Ein beeindruckender Lebenslauf und ein aussagekräftiges LinkedIn-Profil können zwar Türen öffnen – den Job bekommen Kandidat:innen aber erst, wenn sie auch das Vorstellungsgespräch gemeistert haben. Die meisten Jobsuchenden sind vor einem solchen Termin besonders nervös: Jetzt gilt es, selbstbewusst und gewinnend aufzutreten und sich von der besten Seite zu zeigen. Die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche ist deswegen einer der wichtigsten Schritte im Outplacement-Prozess. Wer sich gut vorbereitet fühlt, ist weniger nervös und kann die eigenen Fähigkeiten besser betonen und kritische Personalverantwortliche von sich überzeugen.

Outplacement-Anbieter bieten daher in der Regel umfassende Trainings, die idealerweise verschiedene Interviewtechniken abdecken. Geschulte Karrierecoaches begleiten diesen Prozess und geben den Teilnehmenden wertvolles Feedback darüber, woran sie arbeiten sollten und an welchen Stellen sie bereits überzeugen konnten.

Solche Trainings sollten methodisch breit gefächert sein und die Teilnehmenden auf alle möglichen Situationen vorbereiten. Gleichzeitig ist es  genauso wichtig, die Inhalte auf das spezifische Fachgebiet, die individuelle Berufserfahrung und die jeweils angestrebte Position zuzuschneiden. Zum Beispiel sollten die Teilnehmenden nicht nur auf verhaltensorientierte Fragen sicher antworten können, sondern auch auf technische Fragen in ihrem Fachgebiet vorbereitet sein.

Die persönliche Beratung durch erfahrene Karrierecoaches ist wichtig für die Jobsuche. Der Outplacement-Prozess sollte aber auch Möglichkeiten zum E-Learning und weitere Ressourcen beinhalten. Seminare, regelmäßige Webcasts, ausführliche Unterlagen und verschiedene andere Hintergrundmaterialien vermitteln den Teilnehmenden zum Beispiel wichtige Informationen und Tipps für die Stellensuche online, die sie in allen anderen Schritten des Outplacement-Prozesses anwenden können.

Idealerweise haben die Teilnehmenden dafür Zugriff auf eine Online-Plattform, die alle Ressourcen bündelt und zugänglich macht. Können die Teilnehmenden jederzeit und von überall auf diese Materialien zugreifen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sie schnell eine geeignete Stelle finden.

Mindestens genauso wichtig wie die erfolgreiche Vermittlung der ausscheidenden Mitarbeitenden ist eine transparente Kommunikation zwischen Anbieter und Kunde während des gesamten Outplacement-Prozesses.

Aus diesem Grund stellt Careerminds seinen Kunden ein umfassendes Reporting zur Verfügung, das jederzeit über eine nutzerfreundliche Online-Plattform verfügbar ist. Die Personalverantwortlichen beim auftragenden Unternehmen haben jederzeit Zugriff auf Echtzeitdaten sowie auf die Ergebnisse von Teilnehmerbefragungen, Exit Interviews und das gesamte Outplacement-Programm – und sehen so schwarz auf weiß den Return on Investment für ihr Unternehmen.

Bevor der Outplacement-Prozess für ausscheidende Mitarbeitende beginnen kann, müssen sich die Personalverantwortlichen des Unternehmens für einen passenden Anbieter entscheiden. Bei den vielen verschiedenen Möglichkeiten am Markt ist es nicht immer einfach, den Überblick zu behalten. Die folgenden zehn Aspekte sollten aber – zusätzlich zu den oben beschriebenen Schritten – in jedem Outplacement-Prozess eine Rolle spielen.

Bezieht der Outplacement-Anbieter Ihre Mitarbeitenden proaktiv in die Abläufe ein, sowohl zu Beginn als auch im weiteren Verlauf? Wenn ja, wie genau? Ist der gesamte Outplacement-Prozess intuitiv gestaltet und leicht verständlich? Stehen Leitfäden zur Verfügung, die den Teilnehmenden helfen, sich zurechtzufinden? Wenn der Outplacement-Prozess undurchsichtig und nicht klar strukturiert ist, schwinden die Chancen auf einen erfolgreichen Abschluss.

Können Teilnehmende Beratung und Schulungen zeitlich flexibel und unabhängig von ihrem Aufenthaltsort in Anspruch nehmen? Je nach den individuellen Gegebenheiten der Mitarbeitenden kann es hilfreich sein, wenn sie auch außerhalb der Geschäftszeiten auf die Inhalte des Outplacement-Programms zugreifen können, etwa über eine Online-Plattform.

Geht der Outplacement-Anbieter flexibel auf die Bedürfnisse seiner Kunden ein? Flexibilität zeigt sich idealerweise nicht nur im Umgang mit den ausscheidenden Mitarbeitenden eines Unternehmens, sondern auch gegenüber dem Unternehmen selbst. Flexible Anbieter nageln ihre Kunden nicht auf eine bestimmte Programmdauer oder starre Starttermine fest, sondern richten sich nach den Bedürfnissen der Teilnehmenden – und unterstützen sie bis zur erfolgreichen Vermittlung. Suchen Sie daher am besten nach einem Anbieter, der sich nach Ihrer Personalplanung richtet.

Damit Ihre ausscheidenden Mitarbeitenden sich ernst genommen und verstanden fühlen, ist es wichtig, dass sich der gesamte Outplacement-Prozess an ihnen orientiert. Ist das Programm nicht individuell zugeschnitten und hat es keine persönliche Note, kann sich das negativ auf die Erfolgschancen der Teilnehmenden auswirken. Dazu gehört nicht nur ein gewisses Maß an Personalisierung, sondern auch eine persönliche Betreuung auf Augenhöhe.

Wie sieht das Servicemodell des Anbieters für den gesamten Outplacement-Prozess aus? Ist er auf Outplacement spezialisiert oder ist die Betreuung von Mitarbeitenden in der Übergangsphase nur eine von vielen sehr unterschiedlichen Dienstleistungen im Portfolio? Wie ist die Kundenbetreuung aufgestellt und organisiert? Stellen Sie vorab sicher, dass der Anbieter Ihre Erwartungen an Kundenbetreuung und Erfahrung erfüllt.

Wie kann der Anbieter Sie während eines Personalabbaus oder bei Entlassungen strategisch unterstützen? Die Suche nach einem Outplacement-Anbieter, der sich nicht nur als Dienstleister versteht, sondern Ihnen und Ihren ausscheidenden Mitarbeitenden echten Mehrwert bietet, sollte deshalb eine Grundvoraussetzung sein.

Eine weitere wichtige Frage bei der Suche nach einem passenden Anbieter ist die nach der Rolle, die Technologie im Outplacement-Prozess spielt. Wie wird sie eingesetzt, um Abläufe effizient und intuitiv für die Teilnehmenden zu gestalten? Spielen Elemente und Konzepte wie Gamification oder soziale Medien eine Rolle? Für schnelle und gute Ergebnisse sind moderne Technologie und branchenrelevante Tools wichtig – entsprechend sollten diese Themen bei passenden Anbietern ebenfalls im Fokus stehen.

Auf der Suche nach einem neuen Job kann ein gutes Netzwerk entscheidend sein – sowohl das der Teilnehmenden als auch das des Outplacement-Anbieters. Wie setzt dieser seins während des Outplacement-Prozesses ein? Und wo in der Branche verfügt er über besonders gute Kontakte?

Gute Bewertungen und zufriedene Kunden sind meist ein gutes Zeichen – auf der Suche nach einem passenden Anbieter sollten Sie aber sichergehen, dass dessen Outplacement-Prozess tatsächlich zur erfolgreichen Vermittlung führt. Vorab genaue Einblicke zu erhalten, ist meist nicht möglich, doch Sie können die Versprechen der Anbieter mit öffentlich zugänglichen Statistiken abgleichen. So wissen Sie, was Sie realistisch erwarten können – und was nicht.

Die meisten Unternehmen treffen die Entscheidung für einen passenden Anbieter auch auf Basis ihres Budgets, das den gesamten Outplacement-Prozess abdecken soll. Die Frage nach der Preisgestaltung ist also sehr wichtig: Welche Leistungen sind im Preis inbegriffen, welche nicht? Preise für Outplacement sind am Markt sehr unterschiedlich. Vergleichen Sie deswegen ganz genau, welche Kosten bei wem und wofür anfallen. Idealerweise finden Sie einen Anbieter, der Ihnen ein individuelles Angebot macht, das spezifisch auf die Anforderungen Ihres Unternehmens eingeht.

Ein typischer Outplacement-Prozess beginnt mit einer umfassenden Bedarfsanalyse und beinhaltet die Optimierung von Lebenslauf und LinkedIn-Auftritt, die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche, wird durch Online-Tools und Hintergrundmaterialien begleitet und endet idealerweise erst dann, wenn die Teilnehmenden eine neue Stelle gefunden haben.

Auf der Suche nach einem passenden Programm sollten Personalverantwortliche auf einen ganzheitlichen und serviceorientierten Anbieter setzen, der sich an die Bedürfnisse des auftraggebenden Unternehmens und seiner Mitarbeitenden anpasst.

Darauf sollten Sie besonders achten:

• Ein umfassender Outplacement-Prozess beginnt mit einer Bedarfsanalyse, beinhaltet die Optimierung von Lebenslauf und LinkedIn, die Vorbereitung auf Vorstellungsgespräche und Online-Tools sowie weiterführende Hintergrundmaterialien und endet erst mit der erfolgreichen Vermittlung.
• Ziel ist die Vermittlung in die gewünschte Position – und nicht, die Teilnehmenden lediglich durch den Outplacement-Prozess zu führen.
• Ein transparentes Reporting bietet Ihnen detaillierte Einblicke in den Outplacement-Prozess und zeigt klar, ob sich die Investition für Ihr Unternehmen lohnt.
• Outplacement soll Mitarbeitende unterstützen – also sollten auch Aspekte wie Flexibilität, Netzwerke, die persönliche Note und Kundenorientierung im Outplacement-Prozess eine Rolle spielen.
• Ordnen Sie Outplacement-Anbieter auf der Grundlage von Erfolgskennzahlen, Engagement-Raten, Kundenreferenzen und Zufriedenheitsmessungen ein, um sicherzustellen, dass der gesamte Outplacement-Prozess effektiv ist.

Suchen Sie nach einem passenden Anbieter und dem Outplacement-Prozess, der alle Ihre Anforderungen erfüllt? Dann melden Sie sich bei uns und sprechen Sie mit unseren Expert:innen. Klicken Sie auf das Banner, um mehr über die Outplacement-Services von Careerminds zu erfahren.

Miriam Oser-Soto

Miriam ist PR-Redakteurin und Übersetzerin (Englisch-Deutsch) und hat fast 15 Jahre Erfahrung darin, wichtige Informationen präzise und verständlich zu vermitteln. Sie hat es sich zur Aufgabe gemacht, Unternehmen aus den Bereichen Technologie, Industrie und HR/Recruiting bei einer gut durchdachten und interessanten Kommunikation zu unterstützen. Dabei legt sie den Fokus darauf, auch komplexe Sachverhalte so aufzuschlüsseln, dass alle, die sich mit dem Thema noch nicht gut auskennen, sie nachvollziehen können. Dabei gehen Schreiben und Übersetzen Hand in Hand: Letztendlich geht es darum, Informationen so zu vermitteln, dass sie für die jeweilige Zielgruppe relevant und leicht verständlich sind. Miriam lebt in Deutschland. In ihrer Freizeit liest, kocht und reist sie gerne. Weitere Informationen finden Sie auf Miriams LinkedIn-Profil.